HRD/L&D-professionals klagen vaak over een te krap budget en onvoldoende bemensing van hun afdeling. Dat lijkt een kip-en-ei-verhaal. Het gevoelde gebrek aan ondersteuning vanuit de top kan ook het gevolg zijn van het onvermogen van HRD/L&D om hun waarde voor de organisatie te demonstreren. Dat kan leiden tot een neergaande spiraal: nog minder budget en ondersteuning vanuit de top, waardoor daadwerkelijk minder waardcreatie door HRD/L&D ontstaat.

Toegegeven, het is ongelooflijk moeilijk om de waarde van leren en ontwikkelen uit te drukken in termen van ROI. Zeker als je gedragsverbetering van medewerkers exclusief wilt toeschrijven aan de interventies die L&D heeft georganiseerd en gefaciliteerd. Terwijl de activiteiten van L&D wel degelijk kunnen zorgen voor een belangrijke bijdrage aan groei en innovatie. Zolang die gericht zijn op de échte leerbehoefte en als de leerprogramma’s aansluiten op de ambitie en de manier van leren van de medewerkers. Daarover gingen de twee voorgaande blogs in deze serie.

Een andere belangrijke tactiek om je waarde als L&D-professional te bewijzen is het uitvoeren van een goed doordacht communicatieplan. Daarover gaat deze derde blog in een serie van vijf.

Effectieve communicatie levert óók meerwaarde op

Aanzien en waardering voor HRD/L&D ontstaat als de meerwaarde die gecreëerd wordt, ook effectief met stakeholders wordt gecommuniceerd. Effectief communiceren met belanghebbenden zorgt er ook voor dat L&D-diensten en producten blijven aansluiten op hun wensen en gericht blijven op de daadwerkelijke leerbehoefte. Waardoor HRD/L&D nog meer waarde en successen oplevert, die vervolgens weer breed in de organisatie kunnen worden gecommuniceerd.

Structureel en effectief communiceren vereist een doordacht communicatieplan. Het helpt om de boodschap helder over te brengen op specifieke doelgroepen en met hen in contact te blijven. Met een goed communicatieplan kun je:

• Iedereen in de organisatie planmatig en doelgericht informeren met voor de doelgroep geschikte middelen, via de meest effectieve kanalen;
• Met je doelgroep de L&D-activiteiten (tussentijds) evalueren en eventueel bijsturen;
• De meerwaarde en businessimpact van L&D “verkopen” in de taal van de gewenste doelgroep.

Het communicatieplan is de ruggengraat van de L&D-strategie

Het communicatieplan is de leidraad voor alle communicatieactiviteiten van HRD/L&D. Belangrijk genoeg om voldoende tijd te reserveren voor het opstellen ervan. Dat doe je niet in splendid isolation, betrek daar andere belanghebbenden bij door om advies en feedback te vragen. Hier een paar tips voor het opstellen van een communicatieplan:

Wat is het doel?

Formuleer duidelijk het belang van het plan, specifiek in de situatie van HRD/L&D in de organisatie. Wat zal er naar verwachting beter gaan door het hebben van een plan? Wat moet het opleveren? Welke problemen worden opgelost als je met het plan gaat werken?

Ken je doelgroep

Elke groep heeft zijn eigen identiteit, belangen en cultuur, elke groep moet op een andere manier worden benaderd. Dezelfde boodschap zul je ook vaak verschillend moeten verpakken. Inventariseer daarom eerst met welke doelgroepen L&D wil communiceren. Intern de organisatie, maar soms bevinden belangrijke doelgroepen zich ook extern de organisatie. Denk aan externe trainers of afnemers van je producten en diensten.

Zorg dat je de mensen in elke doelgroep begrijpt

Met communicatie kan ook van alles mis gaan, gewoon omdat men elkaar niet goed begrijpt. Maak van elke specifieke doelgroep een profiel. Bijvoorbeeld aan de hand van de volgende vragen:

• Wat weten ze al over het werk van L&D?
• Wat willen ze weten?
• Wat vinden ze van de organisatie?
• Hoe betrokken zijn ze bij de organisatie?
• Waar liggen hun ambities?
• Wat is hun gevoel bij de diensten die L&D levert?
• Hoe waarderen ze de activiteiten van L&D?
• Welke ondersteuning verwachten ze van L&D?
• Welke medewerking kun je van hen verwachten?
• Hoe wil men het liefst benaderd worden, welk communicatiemiddel en-kanaal?

Als je er de tijd voor neemt weet je vast nog wel meer vragen te bedenken. Een scherp profiel van de doelgroep zorgt voor effectieve communicatie.

Wat wil je per doelgroep bereiken?

Formuleer duidelijk in concrete, meetbare en haalbare doelstellingen wat met de communicatie-activiteiten moet worden bereikt. Per doelgroep, per activiteit. En koppel daar uiteraard een termijn aan. Resultaten worden meetbaar door percentages of getallen te noemen.

Voor iedere doelgroep een eigen communicatiestrategie

Werk voor elke doelgroep, op basis van het profiel, een specifieke kernboodschap uit.

Sluit met de kernboodschap aan op wat de doelgroep van L&D verwacht en hoe L&D daaraan kan voldoen. De kernboodschap zal voor de directie en de managers heel anders zijn dan voor teamleiders en medewerkers.

Denk ook na met welke middelen en via welke kanalen de kernboodschap bij de doelgroep wil overbrengen. Onderzoek of de middelen die nu worden gebruikt effectief zijn voor de kernboodschap die je op de doelgroep wilt overbrengen. Verzin niet iets nieuws voor dingen die goed werken. Er wordt al veel gecommuniceerd in organisaties. Denk aan regulier overleg, vergaderingen, mail, bedrijfsbladen, afdelingskrantjes, posters e.d. Maar denk ook aan de mogelijkheden van online communicatie. Bijvoorbeeld ESN of sociale media. Let er wel op dat het bij het profiel van de doelgroep past!

Plan je activiteiten

Wat rest is een planning. Geef in het plan duidelijk aan welke boodschap met wie en waarmee, op welke momenten wordt gecommuniceerd. Maak daar iemand verantwoordelijk voor. Zoals met alle plannen is het verstandig om ook het communicatieplan regelmatig te evalueren en bij te stellen.

Versterken van de L&D-functie

In deze serie van vijf blogs worden tactieken besproken die de L&D-functie aanmerkelijk kunnen versterken. Daarmee blijft L&D nu en in de toekomst relevant voor de organisatie.

Lees hier deel 1 en deel 2.

Mijn volgende blog, deel 4 in deze serie onder de titel “Bewijs de waarde van L&D”  gaat over het aantonen van de meetbare waarde van L&D voor een organisatie. Wat is de winst die een goed functionerende HRD/L&D-afdeling per jaar oplevert? In klinkende munt, maar ook in termen van tevredenheid van medewerkers, hun betrokkenheid bij de organisatie, het verhogen van betrokkenheid bij de medewerkers, het behouden van toptalenten, het besparen op kosten van ontslag, werving & selectie en onboarding, het verminderen van verloop in het personeelsbestand e.d.

Met de informatie uit dit blog –deel 3- weet je ook hoe je die aantoonbare waarde voor de organisatie effectief kunt communiceren.