Medewerkers zouden ook wel willen dat de door hen gewenste kennis, op het moment dat ze dat het meest nodig hebben, hen bereikt op de plek waar ze dat het meest nodig hebben. Dat is nu vaak nog niet zo. Bij Amazon, Bol.com en andere postorderbedrijven is het super gemakkelijk om te kiezen uit een enorm aanbod artikelen. Door gebruik te maken van geavanceerde logistieke systemen komt jouw keuze, op een voor jou geschikt moment op de door jou gewenste plek. Erg handig in de komende decembermaand. Wat kan L&D daarvan leren?
Hoe is dat in jullie organisatie? Wil je die kennis met mij delen? Reageer dan op deze blog.

Kiezen in een overvloed aan informatie

Met de overvloed aan informatie die dagelijks op ons afkomt (her)construeren we onze kennis. Informatie bereikt ons allang niet meer alléén via contacten met andere mensen, zoals collega’s of trainers. Het aantal virtuele netwerken en sociale media waarbinnen we informatie uitwisselen wordt alsmaar groter.  The Internet of Things zal nog meer informatie genereren, net als Big Data en Data Analytics. Dat betekent dat we telkens weer, in een razend tempo, keuzes moeten maken: welke informatie is voor mij interessant, wat heb ik nodig om mijn kennis up-to-date te houden?

Want dat is de andere kant van de uitdaging. De snelheid waarmee kennis veroudert stijgt exponentieel. Kennis verliest steeds sneller zijn waarde, zijn toepasbaarheid. Met de informatie die 10 jaar geleden tot ons kwam, kon je nog wel een jaar vooruit. De informatie die je nu tot je neemt is hooguit nog een half jaar up-to-date.

Wat betekent dat voor HRD/L&D?

De overvloed aan beschikbare kennis voor de medewerkers is onomkeerbaar. Als de trend zich doorzet zal onze kennis elke 11-12 uur verdubbelen. Dertig jaar geleden verdubbelde onze kennis nog iedere 13 maanden.

Een groot deel van het L&D-werk bestaat -oneerbiedig gezegd- uit het verpakken van accurate kennis (=content). Om die op het juiste moment te leveren aan de medewerker en er zo voor te zorgen dat die zijn werk kan doen en verbeteren. Die content wordt nu nog door L&D of een trainer “verpakt” in een cursus, workshop of andere leerinterventie. Dat werkt niet meer, simpel gezegd omdat de content- hoe goed ook verpakt- beperkt houdbaar is.

Door de lange ontwikkeltijd van cursussen, workshops of e-learning is de content op het moment van aanbieden vaak al verouderd. Daarmee ook de relevantie of toepasbaarheid op de werkvloer. Dat is voor het imago van L&D natuurlijk killing, maar nog erger: de medewerker kan niet het beste uit zijn werk halen en levert daardoor ook niet de optimale bijdrage aan de organisatiedoelen. Kortom: veel inspanning, weinig rendement en mogelijk een afbreukrisico.

Daarbij komt dat de – vaak meest betrokken medewerker- zelf op zoek gaat naar kennis die overal en altijd beschikbaar is. Hij/ zij loopt tegen een probleem aan en wil dat oplossen! Dat betekent dat de medewerker zelf moet beoordelen of die kennis accuraat is en in lijn is met het organisatiebeleid. Daarmee legt L&D de verantwoordelijkheid bij de medewerker, met alle risico’s en tijdverspilling van dien.

Verbind kennisvragers met kennisdragers

L&D mag haar verantwoordelijkheid voor leren en ontwikkelen niet ontlopen, ze moet de regie in handen houden. Richt je op de kennisstromen binnen en buiten de organisatie en beoordeel die op validiteit, betrouwbaarheid en actualiteit. Zorg dat die kennis door de organisatie kan stromen door kennisdragers te verbinden met kennisvragers. Daarbij zijn drie vragen belangrijk:

• Waar zit accurate kennis die nodig is voor de performance en ontwikkeling van de medewerkers en de organisatie?
• Hoe krijg ik die informatie en kennis op een snelle manier bij de medewerkers op het moment dat die dat nodig hebben?
• Hoe zorg ik ervoor dat de aangeboden kennis steeds accuraat en relevant is en blijft?

Waar vind je accurate kennis die nodig is?

Om die vraag te beantwoorden ga je samenwerken met de materiedeskundigen in de organisatie. Die zijn er! Daarvoor moet je in gesprek met managers en teamleiders. Vraag hen welke kennis nodig is om de afdeling of het team optimaal te laten presteren. Samen met hen selecteer je de materiedeskundigen of andere bronnen op elk relevant gebied. Voor het gemak noem ik die de kennisdragers. Vraag hen welke informatie accuraat is en de meerwaarde ervan om medewerkers beter te laten presteren, op basis van organisatiedoelen. Maak samen met kennisdragers een plan om het aanbod van kennis continue te beoordelen op relevantie, betrouwbaarheid en meerwaarde voor het bereiken van organisatiedoelstellingen.

Even een waarschuwing: kennisdragers willen meer kennis kwijt dan kennisvragers nodig hebben. Houd scherp in de gaten of alle kennis die er is, ook nódig is om de medewerkers én de organisatie beter te laten presteren.

Jouw taak is dan om kennisdragers te helpen hun kennis te organiseren, zodat die op een effectieve manier de kennisvrager bereikt. Dat kan van alles zijn: een instructie, documenten, een filmpje, korte e-learning, een korte workshop of uitleg. Daar ligt ook jouw expertise als L&D-er. Jij weet hoe je informatie en kennis moet “verpakken” zodat die voldoende leerwinst oplevert. Overigens is er ook software beschikbaar om hen te helpen hun content zelf vorm te geven.

Verbind kennisdragers met kennisvragers

Wat je nodig hebt is een systematiek om kennisvragers en kennisdragers snel met elkaar in verbinding te brengen. Er zit echt zoveel kennis in de organisatie over een breed scala van onderwerpen. Spoor die op, inventariseer om welke kennis het gaat en wie in de organisatie die kennis nodig heeft. Er is op dit moment genoeg software beschikbaar om die kennis in 2 á 3 klikken -on demand-, bij de kennisvrager te krijgen. In The Moment of Learning Need, om met Bob Mosher  Conrad Gottfredson te spreken.

Voorkom nepnieuws

De voornaamste, maar ook meest tijdrovende taak, is het cureren van informatie en kennis. Bedenk een systeem of methode om ervoor te zorgen dat de aangeboden informatie en kennis up-to-date, valide en betrouwbaar én noodzakelijk is voor de medewerkers. De overvloed aan beschikbare kennis moet gefilterd worden om snelle toegang te bieden om het moment dat de medewerker er behoefte aan heeft. Maak goede afspraken over de houdbaarheidsdatum van de content. Wanneer moet content uit het systeem worden verwijderd, geüpdatet of verplaatst? Ook daar kan goede software je bij helpen. Verouderde kennis en informatie is de doodsteek voor het systeem!

Learning & Performance Consultant

Hierdoor evolueert de rol van L&D in een Learning & Performance Consultant met als voornaamste taken:

• Vaststellen welke kennis een medewerker nodig heeft te kunnen leren en zich te ontwikkelen, gericht op organisatiedoelen;
• Inventariseren waar die kennis beschikbaar is, intern en extern de organisatie;
• Cureren en “verpakken” van het aanbod aan informatie en kennis;
• Distribueren van de gecureerde kennis (=content), zo dat die op het juiste moment en on-demand, – binnen drie klikken- beschikbaar is voor de medewerker die dat nodig heeft.
• Continue evalueren of het systeem efficiënt, valide en betrouwbare kennis door de organisatie laat stromen.

Als je de komende weken een presentje besteld voor familie of vrienden, denk dan eens aan het logistieke proces van het postorderbedrijf. Misschien zie je kansen om kennisdelen in je organisatie (beter) te faciliteren en te organiseren.

Laten we onze kennis delen

Ik ben oprecht benieuwd hoever L&D of HRD-afdelingen op dit moment al zijn met het managen van effectieve kennisstromen in de organisatie. Zijn er al plannen, proeftuinen? Wat zijn de ervaringen, successen en valkuilen? Plaats die als reactie op deze blog, dan breng ik die in een volgende blog onder de aandacht van collega HRD/L&D professionals. Doen we zelf in ieder geval aan actief kennis delen.