Stop met werken, we gaan leren!

Stel dat je dit advies als L&D-consultant zou geven aan de C-suite van een organisatie. Einde verhaal, don’t call us, we’ll call you! Bye! Toch is dat de eerlijke boodschap als je formele trainingen aanbiedt. Maar in plaats van te zeggen: we stoppen een week met werken om te leren, zeggen we liever dat we een cursus of opleiding gaan inplannen om een probleem voor de organisatie op te lossen. Anders komt het zo hard over. Toch is dat niet eerlijk. We moeten, juist aan het topmanagement, duidelijk maken wat we doen en welke consequenties dat heeft voor de bedrijfsvoering en de kosten. En de realiteit is nu eenmaal dat alles wat we doen onder de noemer van “formeel leren” ervoor zorgt dat medewerkers moeten stoppen met werken.

Formeel leren is en blijft een belangrijke component

Voor alle duidelijkheid: formeel leren is en blijft een belangrijke component in het werk- en leerecosysteem. Mensen hebben een zekere basiskennis nodig om zich überhaubt in hun vakgebied verder te ontwikkelen. Sterker: voor sommige handelingen zul je moeten kunnen aantonen dat je een bepaald kennisniveau bezit, voordat je ze in de praktijk mag uitvoeren. Voorafgaande praktijkoefeningen in een gegarandeerd veilige omgeving zijn soms wettelijk vereist in verband met veiligheid. Soms moeten medewerkers periodiek kunnen aantonen dat ze over accurate kennis en vaardigheden beschikken. Denk maar aan het BIG Register in de zorgsector.

Los daarvan zijn er nu eenmaal ook handelingen in een bedrijfsproces die een hoog afbreukrisico hebben. Waarbij de gevolgen van falen bij sommige handelingen significant of zelfs catastrofaal kunnen zijn. Dan wil je er zeker van zijn dat de kennis en vaardigheden om die handelingen uit te voeren voldoende – in een formele en veilige setting – getraind zijn. Geen misverstand daarover!

Is het de investering waard?

Als we een werknemer wegtrekken van het werk moeten we er zeker van zijn dat het die investering waard is. Daarvoor moet je een selectie maken van kennis en vaardigheden die per se in een formele setting moeten worden aangeleerd en getraind. De overige taken kunnen dan meestal gewoon tijdens het werk worden geleerd. Er zijn tegenwoordig genoeg oplossingen die leren tijdens het werk zeer wel mogelijk maken. Niet alleen technologische oplossingen zoals Embedded Performance Support Systems (EPSS). Ook gestructureerde feedback van deskundigen, teamleiders en -leden, begeleiding, meelopen met ervaren collega’s. Kan allemaal zonder de medewerker uit het werkproces te halen.

De voordelen om tijdens het werk te leren zijn evident: geen of heel weinig last van een gebrekkige transfer van het geleerde en een omhoogschietende retentie. Dat alleen al zal de tijd tot ROI aanzienlijk verkorten en de waarde van de investering doen stijgen.

De vraag blijft: welke taken moeten buiten de werkplek worden getraind en welke kunnen tijdens het werk worden geleerd? En dat is een vraag voor de L&D-professional. Die dient een werk- en leertraject te ontwerpen dat zorgt voor zo min mogelijk kans op een afbreuk- en/of veiligheidsrisico, en tegelijkertijd de tijd en de kosten van formele trainingen zo kort en laag mogelijk houdt.

Het gaat om de impact van falen

De methodologie van 5 Moments of Need biedt een ontwerper de handvatten om de onderbouwde selectie op taakniveau te maken. Het werkproces waarvoor een werk- en leertraject moet worden ontwikkeld wordt geanalyseerd. Samen met de Business Matter Expert (BME) wordt de scope van het traject bepaald. Dan hebben we in ieder geval het proces dat leidt tot het bereiken van organisatiedoelen, helder. Dat proces wordt samen met Subject Matter Experts (SME’s) opgedeeld in taken, stappen en de ondersteunende kennis die daarvoor nodig is. Die worden vervolgens beoordeeld op de consequenties van falen. Bij elke benoemde taak wordt de vraag gesteld: “Hoe kritiek zijn de gevolgen van falen” of: “Wat is de impact van falen op (de uitkomsten van) het proces?” In door de L&D-er geleide sessies met SME’s worden de gevolgen van falen per taak (impact), gewogen op een schaal van 1 – 7.

Minimale impact: 1-2

verminderde efficiency van de werkzaamheden

  • De gevolgen en de impact zijn verwaarloosbaar.
  • Mogelijk initiële vermindering van de efficiency en/of verhoogde werklast van voorbijgaande aard.
Gemiddelde impact: 2-4

beperkte, maar opmerkelijke impact op een succesvolle uitvoering van de taak

  • Heeft impact op het gedrag van jezelf en dat van anderen.
  • Eventuele kosten of reputatieschade is beperkt en van voorbijgaande aard.
Significante impact: 4-6

vereist aanzienlijke kosten voor reparatie of heeft langdurige gevolgen

  • Aanzienlijke schade voor medewerkers of klanten met potentieel permanente gevolgen.
  • Grote negatieve invloed op de werkomgeving en/of cultuur.
  • Verhoudingen tussen medewerkers en met klanten worden ernstig verstoord.
Catastrofale impact: 6-7

medewerkers, klanten en de organisatie komen in grote problemen

  • Onherstelbare schade, verlies of nadeel voor de organisatie en haar reputatie. De professionele status van de organisatie en de mogelijkheid om de missie te vervullen komt in gevaar.
  • Relaties tussen medewerkers en met klanten worden voor de lange termijn beschadigd.

Een dergelijke beoordeling wordt ook gegeven voor de impact van -of het ontbreken van- de ondersteunende kennis die nodig is om de taken uit te kunnen voeren.

Vaak zijn bij de uitvoering van een werkproces meerdere rollen te definiëren. Niet voor elke rol is de impact van falen gelijk. Dan wordt ook -per rol- de impact van falen bij de uitvoering van de taken geanalyseerd. Zo ontstaat een compleet beeld van taken en benodigde ondersteunende kennis voor verschillende rollen die betrokken zijn bij het werkproces. Dat maakt dat leerinterventies en Performances Support effectief gericht kunnen worden op verschillende doelgroepen.

Alleen taken met een grote impact van falen worden in een formele setting geleerd

Taken zijn dus meteen in het begin van de analyse toegewezen aan het wekproces dat de business belangrijk vindt om problemen of uitdagingen op te lossen of om kansen te realiseren (BME). Als je vervolgens deze taken en de daarvoor benodigde kennis,  kritisch beschouwd op de impact van falen krijg je een goed inzicht wat onvoorwaardelijk (rating 4-7) in een formele setting getraind moet worden en wat niet (rating 1-4). De laatste categorie heeft een kleinere impact van falen en kan daarom in het werk worden geleerd, ondersteund door EPSS of andere vormen van ondersteuning op de werkplek.

Daarmee kan de tijd die medewerkers kwijt zijn aan formele trainingen – en ja, daarmee bedoelen we ook e-learning, MOOC, webinars etc.- aanzienlijk worden bekort. Soms wel met de helft. En daarmee worden natuurlijk ook de kosten teruggebracht tot een verantwoord minimum.

Dan kom je met een eerlijk verhaal bij je opdrachtgever. Je kunt aantonen dat de inhoud van de formele training noodzakelijk is aan de hand van een risicoanalyse van de impact van falen. Bovendien kun je gemakkelijk in kaart brengen welke taken in de workflow ,met de nodige ondersteuning kan worden aangeleerd. Dan kom je met een eerlijk en overtuigend verhaal.

Hoe werkt het in de praktijk?

Steeds meer L&D-professionals zien de voordelen van 70:20:10 en 5 Moments of Need. Lees hier een aantal praktijkcasussen van organisaties die, om uiteenlopende redenen, zijn begonnen met het herinrichten van leertrajecten bij hun organisaties.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *