COVID—19 is een ingrijpende crisis die wereldwijd alle zekerheden doet wankelen en onze manier van samenleven op de proef stelt. Met nog niet te bevatten, vreselijke gevolgen voor grote groepen mensen. Vaak is een ingrijpende gebeurtenis de aanzet tot verbeteringen en innovaties, waarvan we eigenlijk al wisten dat ze nodig waren.

Zo wilde het met de digitalisering in het onderwijs niet erg vlotten. Ondanks goede voorbeelden, lobby’s en technologische innovaties. De omslag kwam er niet. En kijk nou eens, de coronacrisis dwong tot grote stappen op dat gebied. Cristien Bok, impulsmanager onderwijsvernieuwing bij SURF, de ICT-samenwerkingsorganisatie voor onderwijs en onderzoek, zegt in een interview met de Volkskrant:  “Ik heb het gevoel alsof we in één weekend van 2020 in 2030 zijn beland”.

Gamechanger

Zo zou COVID-19 ook de gamechanger kunnen zijn die de visie op leren en werken, en de rol van Learning & Development, doet kantelen. De afgelopen weken werd L&D massaal opgedragen om de business binnen no-time, online van kennis en informatie te voorzien, nu klassikale trainingen niet meer door konden gaan. Die plotselinge honger naar gerichte kennis kon zomaar eens de hefboom worden om de werkelijke behoefte aan ondersteuning op de werkvloer te gaan ontdekken. Waardoor alle leerinterventies – ook de formele die nu onder hoogspanning worden geproduceerd – deel uit gaan maken van een Learning & Performance Plan, in plaats van het traditionele opleidingsplan. Gerichte data-analyse en onderzoek naar aanleiding van de nu snel online gezette content kan het begin zijn. Denk even met me mee…..

Crisis, en iedereen voelt het!

Half maart komt het grootste Academisch Ziekenhuis van Nederland voor een tot dan toe ongekende opgave. De uitbraak van het coronavirus legt meteen een immense druk op het zorgsysteem van Nederland. Het ziekenhuis heeft in de weide omtrek een opleidingsverantwoordelijkheid. Naast verschillende organisatorische ingrepen zoals het uitwisselen van personeel, moet ook het opleidingsplan worden opgeschaald en versneld worden uitgevoerd. Elk uur telt, de druk op met name de IC-afdelingen stijgt met de minuut! Voldoende capaciteit in materieel opzicht is cruciaal, maar apparatuur zonder bekwaam personeel is nutteloos. Het opleidingsplan kan de prullenbak in. Iedereen op tijd een (bij)scholing laten volgen is onhaalbaar. Er is een schreeuwende behoefte aan snelle toegang tot accurate kennis en informatie op de werkplek!

Binnen drie dagen hadden de Academie van het Erasmus Medisch Centrum, in samenwerking van het team van Xprtise, een platform ingericht waardoor medewerkers op de IC hun kennis op de werkplek konden verwerven. De meest essentiële kennis die nodig was om effectief te kunnen handelen, problemen op te lossen en met de nieuwe situatie om te gaan, was binnen 2 klikken en 10 seconden beschikbaar. Op de IC, tijdens het werk. Een prestatie van wereldklasse!

De systematiek, het format van leren voldoet niet meer

Hoe en waar we leren, wat we willen en moeten leren, is in de laatste decennia verandert. De corona-crisis zet organisaties met een smak in de realiteit van vandaag. Al waren veel grote organisaties ook voor de crisis op zoek naar nieuwe manieren van werken en leren. Niet voor niks groeit de populariteit van het concept 70:20:10 nog steeds. Het valt alleen nog niet mee om effectieve leeroplossingen te ontwerpen voor de “70” en de “20”, leren tijdens het werken, in samenwerking met anderen. Veel van de oplossingen blijven toch vaak hangen in de “10”, het formele leren, maar dan in een nieuw, digitaal jasje. Het format is in 50 jaar onveranderd. En voldoet niet meer, komen organisaties nu achter.

De werkelijke behoefte van de business

Het is ook lastig. L&D voorziet in de behoefte van de business zoals de business die verwoordt. De behoefte wordt vertaald als een probleem dat met die cursus of deze e-learning moet worden opgelost. Dus wordt er een cursus ontwikkeld of ingekocht, en aangeboden aan de business. Dat is nu eenmaal de systematiek, ondanks alle technologische vernieuwingen.

Als je L&D-pros vraagt waarom het zo moeilijk is om die denkwijze en hun rol  te doorbreken, is het antwoord vaak: “We kennen de werkelijke behoefte van de lijnmanagers, teamleiders en medewerkers op de werkvloer niet echt”. Dan moet je het doen met eigen inschattingen of gewoon de gevraagde cursus of e-learning regelen.

Want welke L&D-er stapt er naar de werkvloer, verdiept zich in de problemen op de werkvloer, observeert processen, taken en rollen en komt met een plan om de mensen in het werk te ondersteunen. Die zijn in ieder geval in de minderheid.

Nu kom je erachter wat de business écht nodig heeft!

De “plotselinge” behoefte aan kennis en informatie op de werkvloer was er voor de coronacrisis hoogst waarschijnlijk ook. Nu die zo nadrukkelijk is gesteld, wordt die veel explicieter voor L&D. Waar het voor de crisis voor veel L&D-pro’s lastig was om met de business in gesprek te komen, juist over die behoefte, ligt hier nu een kans voor open doel! Het zou dé  aanleiding moeten zijn om nu het gesprek aan te gaan met (lijn)managers en medewerkers.

Waarom is juist deze kennis zo dringend nodig tijdens het werk? Voor welke taken, welke handelingen, welke protocollen? Waarom? Omdat de kennis die in de formele setting wordt overgedragen, eenmaal op het werk, tijdens de uitvoering van taken, te snel vergeten is? Er is een reden. Nu is de kans om die te achterhalen.

Nu de kennis en informatie onder hoogspanning in – waarschijnlijk kortere- formats is vervat en online beschikbaar is gesteld, is ook veel nauwkeuriger te achterhalen of, hoe vaak, wanneer, op welke locatie die is geraadpleegd. Juist omdat de content nu alleen online wordt gedistribueerd, is er meer dan bij offline trainingen, veel data beschikbaar.

Data en onderzoek

Online trainingen, microlearnings en e-learnings worden gedistribueerd via een platform als een Learning Management System (LMS) of een Learning Experience Platform (LXP). Het voordeel van zulke systemen is dat daardoor veel data beschikbaar is over wie, van welke afdeling,  wanneer, welke content heeft ontsloten en de tijd die aan het bestuderen van de content is besteed. Dat levert al informatie over het gebruik van de content.

Doordat L&D – of de beheerder van het systeem – de individuele medewerker kan mailen, kunnen vragen worden gesteld over het nut en belang van de content en  het format. In een enquête kun je vragen stellen over de taken en handelingen waarbij de kennis en informatie wordt gebruikt. Hoe belangrijk was bepaalde content voor specifieke taken en handelingen op een schaal van 1-7, bijvoorbeeld. Was de content nieuw voor de gebruiker of had hij/zij dat al eerder geleerd in een formele cursus, e-learning, training of andere formele interventie?

Ik kan wel doorgaan met het lijstje, maar elke L&D-afdeling zal het lijstje kunnen uitbreiden en specifiek voor de eigen organisatie ontwerpen.

Met de online verzamelde data kan L&D – na een korte analyse – het gesprek aangaan met managers en teamleiders. Vraag hen:

• Waarom juist deze content op korte termijn zo onontbeerlijk is/was?
• Welke processen en taken zouden zonder deze kennis en informatie niet goed kunnen worden uitgevoerd?
• Hoe belangrijk zijn deze processen in het kader van hogere strategische doelen?
• Welke kansen zouden dan niet kunnen worden benut?
• Welke impact zou het incorrect uitvoeren van de taken of handelingen hebben gehad op de organisatiedoelen?
• Zijn processen, taken en handelingen succesvol uitgevoerd?
• Welke kennis is daar specifiek voor nodig?
• Is nu met de laatste “crash”-actie aan de kennisbehoefte voldaan?
• Wat ontbreekt nog?

Ook dit lijstje is uiteraard niet limitatief en voor elke organisatie wellicht net iets anders. Maar doordat je veel meer te weten bent gekomen over de kennis- en informatiebehoefte en de processen waarvoor die cruciaal zijn, heb je inzicht in de business.

En het gebrek daaraan was, tot voor de uitbraak van CORVID-19, voor veel L&D-pro’s een barrière om gerichte ondersteuning te bieden tijdens het werk. Tijdens het uitvoeren van taken, het oplossen van problemen en het omgaan met veranderingen. Bovendien is het de uitgelezen kans om te laten zien dat L&D een volwaardige gesprekspartner van de business kan en wíl zijn. Alleen dat al is vaak aanleiding om beter na te denken over een nieuwe visie op Learning & Performance en de rol van L&D daarin.

Nu je zo met me hebt meegedacht.  Zeg eens, zou het kunnen? Zou COVID-19, hoe ellendig dat rotvirus ook is en wat het met ons doet, de game-changer kunnen zijn die L&D veel meer in contact brengt met de business. En zou het de aanleiding kunnen worden voor de organisaties om hun visie op leren en ontwikkelen grondig te herzien en veel meer te richten op Performance Improvement.

Laat het me weten door te reageren op deze blog.